ERP системите се дизајнирани да обезбедат контрола, прегледност и сигурни информации за работењето. Но, во пракса, многу компании и покрај имплементиран ERP, се соочуваат со истиот проблем – извештаите не се поклопуваат, а бројките не даваат јасна слика.

Причината ретко е во самиот софтвер. Најчесто, коренот на проблемот се матичните податоци (master data).

Што се матични податоци и зошто се клучни?

Матичните податоци се основните, долгорочни податоци во ERP системот: артикли, клиенти, добавувачи, организациони единици, ценовни и даночни правила. Тие не опишуваат поединечна трансакција, туку ја дефинираат логиката според која системот работи.

Секој ERP извештај – продажба по бренд, залиха по магацин, профит по клиент – се потпира токму на овие податоци. Ако тие не се добро структуирани и конзистентни, извештајот формално ќе постои, но нема да биде доверлив.

Извештаите се огледало на master data

ERP извештаите не „размислуваат“. Тие ги групираат и сумираат трансакциите според атрибутите што ги имаат во матичните податоци. Ако истиот бренд е внесен на повеќе начини или ако ист клиент има повеќе шифри, извештаите ќе ја прикажат таа неконзистентност како различни резултати.

Со тек на време, ова води до:

• извештаи што бараат рачни корекции
• несогласувања меѓу различни анализи
• губење доверба во ERP системот
• одлуки базирани на „осет“, наместо на податоци

Структура и конзистентност = доверливи бројки

Добро структурираните матични податоци создаваат јасна логика во извештаите. Кога категориите, брендовите и организационите единици се јасно дефинирани, анализата станува разбирлива, споредлива и корисна.

Конзистентноста, пак, обезбедува ист поим секогаш да значи исто – во сите модули и во сите периоди. Само така ERP извештаите можат да бидат стабилна основа за носење одлуки.

ERP извештаите не се подобри од податоците зад нив.
Ако бројките не се јасни и анализата бара објаснување, време е да се погледне основата – матичните податоци.

Добро структурираните и конзистентни master data не се технички детаљ, туку предуслов за точни извештаи, сигурни одлуки и вистинска вредност од ERP системот.

Преземи ја брошурата за важноста на матичните податоци.