Многу компании инвестираат во ERP систем со јасна цел – поголема ефикасност, подобра контрола и автоматизација на работењето. Но, и покрај тоа, по имплементацијата често се слушаат истите коментари: процесите се бавни, одговорностите не се јасни, а автоматизацијата не го дава очекуваниот ефект.

Причината за ова ретко е во ERP системот како технологија. Најчесто, проблемот е во тоа што процесите никогаш не биле јасно дефинирани. Тука влегува Business Process Management (BPM).

ERP автоматизира – BPM организира

ERP системот е одлична алатка за извршување: креира документи, пресметува, книжи, генерира извештаи. Но ERP не знае како треба да тече процесот – тој само го извршува она што му е зададено.

BPM, од друга страна, одговара на прашањата:

• Кој чекор следи по кој?
• Кој е одговорен за одобрување?
• Каде може да настане застој?
• Како се мери ефикасноста на процесот?

Без BPM, ERP автоматизира често нејасни или неефикасни процеси. А лош процес автоматизиран со ERP не станува подобар – станува побрз проблем.

Кога ERP работи, а бизнисот сепак тапка во место

Во пракса, ова се манифестира на неколку начини:

• задачи што „се заглавуваат“ без јасна одговорност
• одобрувања што зависат од конкретна личност
• процеси што се разликуваат од сектор до сектор
• вработени што знаат „како се прави“, но не знаат зошто

ERP системот формално функционира, но бизнисот нема јасна слика каде губи време, каде губи пари и каде може да се подобри.

BPM како предуслов за вистинска ефикасност

BPM внесува ред таму каде што ERP сам не може. Со мапирање и дефинирање на процесите, компанијата добива:

• јасен тек на активности
• дефинирани улоги и одговорности
• мерливост (време, трошок, квалитет)
• основа за континуирано подобрување

Кога ERP и BPM работат заедно, автоматизацијата конечно има смисла. ERP станува моторот, а BPM – навигацијата.

ERP без BPM е како брз автомобил без мапа.
Може да се движи брзо, но не секогаш во вистинска насока.

Компаниите што сакаат вистинска ефикасност не започнуваат од софтверот, туку од процесите – и потоа ја користат технологијата за да ги направат тие процеси стабилни, мерливи и скалабилни.